ในแต่ละวันคุณเคยรู้สึกว่ามีงานมากมายกองอยู่ตรงหน้าจนไม่รู้จะเริ่มจากตรงไหนก่อนดีไหม? นั่นเป็นเพราะคุณขาดสิ่งที่เรียกว่า “Priority Management” หรือ “การจัดการลำดับความสำคัญ” การจัดการเวลา (Time Management) อาจทำให้คุณทำงานเสร็จตามแผนที่วางไว้ แต่การจัดการลำดับความสำคัญจะช่วยให้คุณทำงานที่สำคัญที่สุดเสร็จก่อน ซึ่งจะส่งผลกระทบที่ดีที่สุดต่อชีวิตและการทำงานของคุณ
หลักการของ Priority Management
แนวคิดหลักคือการแยกแยะระหว่างงานที่ “สำคัญ” กับงานที่ “เร่งด่วน” โดยใช้เครื่องมือที่เรียกว่า Eisenhower Matrix หรือ เมทริกซ์การตัดสินใจของไอเซนฮาวร์ ซึ่งแบ่งงานออกเป็น 4 ประเภท:
- สำคัญและเร่งด่วน (Do) งานเหล่านี้คือสิ่งที่ต้องทำทันทีและมีผลกระทบอย่างมาก เช่น แก้ไขปัญหาฉุกเฉินที่เกิดขึ้น, ส่งรายงานที่กำหนดวันพรุ่งนี้
คำแนะนำ ลงมือทำทันที และใช้เวลาให้เต็มที่กับงานประเภทนี้
- สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน (Decide/Schedule) งานเหล่านี้คืองานที่มีความสำคัญต่อเป้าหมายระยะยาว แต่ยังไม่ต้องรีบทำในตอนนี้ เช่น การวางแผนกลยุทธ์, การพัฒนาทักษะใหม่ ๆ
คำแนะนำ วางแผนและกำหนดเวลาที่จะทำอย่างชัดเจนในปฏิทิน ไม่ปล่อยให้ผ่านไปเรื่อย ๆ
- ไม่สำคัญแต่เร่งด่วน (Delegate) งานเหล่านี้คือสิ่งที่ต้องทำให้เสร็จภายในเวลาที่จำกัด แต่ไม่ได้ส่งผลกระทบต่อเป้าหมายสำคัญของคุณมากนัก เช่น ตอบอีเมลที่ไม่สำคัญ, เข้าประชุมที่ไม่เกี่ยวข้องกับงานหลัก
คำแนะนำ ถ้าทำได้ให้มอบหมายงานให้ผู้อื่นทำ หรือถ้าทำไม่ได้ให้ทำอย่างรวดเร็วและใช้เวลาน้อยที่สุด
- ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน (Delete/Eliminate) งานเหล่านี้คือสิ่งที่ควรตัดทิ้งหรือหลีกเลี่ยง เช่น การไถโซเชียลมีเดียนาน ๆ, การดูซีรีส์ที่ไม่จำเป็นต้องดู
คำแนะนำ ตัดทิ้งไปเลย! งานเหล่านี้เป็นตัวขโมยเวลาชั้นดี
การจัดลำดับความสำคัญในชีวิตจริง
การใช้ Eisenhower Matrix ไม่ได้จำกัดอยู่แค่ในที่ทำงาน แต่ยังสามารถนำมาปรับใช้กับชีวิตส่วนตัวได้อีกด้วย เช่น:
- สำคัญและเร่งด่วน การจ่ายค่าไฟค่าน้ำก่อนกำหนด, ไปหาหมอเมื่อเจ็บป่วย
- สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน การออกกำลังกาย, การอ่านหนังสือ, การวางแผนทางการเงิน
- ไม่สำคัญแต่เร่งด่วน การตอบแชทกลุ่มเพื่อนที่ไม่จำเป็น, การไปงานเลี้ยงที่ไม่เกี่ยวข้อง
- ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน การเล่นเกมที่ไม่เกิดประโยชน์, การดูรายการทีวีที่ไม่ได้วางแผนไว้
การจัดลำดับความสำคัญช่วยให้คุณมีเวลาเพิ่มขึ้นอย่างไม่น่าเชื่อ เพราะคุณจะสามารถโฟกัสกับงานที่สำคัญและตัดสิ่งที่ไม่จำเป็นออกไปได้ทั้งหมด ซึ่งท้ายที่สุดแล้วจะทำให้คุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและมีคุณภาพชีวิตที่ดีขึ้น
แหล่งอ้างอิง
- Harvard Business Review. “Stop Managing Your Time and Start Managing Your Priorities”
- บทความ “The Eisenhower Matrix” จากเว็บไซต์ Time Management Training
- หนังสือ The 7 Habits of Highly Effective People by Stephen R. Covey
